GUIDE DES BONNES PRATIQUES DES APPELS D’OFFRES

A - INTRODUCTION

 

Le créateur de spectacle pyrotechnique invente et créé des feux d’artifices. C’est un artiste et ses spectacles sont conçus de manière très précise dans le but de transmettre une émotion en jouant avec les effets, les lumières, les sonorités des artifices et parfois la musique qui vient se synchroniser parfaitement sur ces effets pyrotechniques.


Afin de concevoir son spectacle pyrotechnique, le créateur aura besoin de connaitre 3 points essentiels :

  • Le budget alloué à la prestation

  • Le site de tir avec le positionnement précis du public (afin d’établir un périmètre de sécurité et intégrer des artifices de calibres adaptés aux distances de sécurité avec le public)

  • Le thème du spectacle (avec musique ? exigences particulières ?)

Pour avoir une idée concrète voilà comment se déroule la conception d’un spectacle pyrotechnique :

Le créateur va mettre entre 2 semaines et 6 semaines pour écrire un spectacle (selon la taille du feu d’artifice et avec/sans bande musicale). Comme chaque artiste, son inspiration influe beaucoup sur la conception et sur son temps de réalisation.


Il lui faut ensuite faire les démarches administratives de déclaration, commander les produits pyrotechniques, acheminer ces produits (transport très réglementé de matières dangereuses), préparer les artifices et organiser la prestation (personnels, transports, nourritures, logements etc.). Durée : environ 2 mois;


Vient ensuite le jour J de la prestation où toute son équipe œuvre pour installer le feu. Une fois le feu d’artifice terminé, il faut nettoyer, ranger au dépôt le matériel et effectuer le traitement des déchets. Durée : entre 2 et 6 jours selon la taille du feu.


Pour résumer, pour mettre en œuvre un feu d’artifice il faut compter environ 3 mois.

​B - GUIDE DES BONNES PRATIQUES DES APPELS D’OFFRES

 

1. Les délais

Date limite de dépôt :

Nous attirons votre attention sur les délais accordés pour répondre aux appels d'offres.
En effet, les délais minimums fixés par le code des marchés publics sont parfois trop courts pour travailler dans de bonnes conditions notamment pour une conception de spectacle sur-mesure avec la création d'une histoire et de sa bande musicale. Cette difficulté est encore plus importante de février à avril, où quasiment toutes les collectivités publient en même temps leurs demandes.

L'UPCSP considère que pour apporter une réponse adéquate aux clients, un délai de réponse étendue à 60 jours est indispensable pour recevoir des offres travaillées où l’aspect sécurité n’aura pas été écarté.

 

Temps de réponse :

Par ailleurs, nous alertons les organisateurs sur leurs temps de réponses pour le choix du prestataire retenu. Il arrive parfois que cette réponse soit donnée au prestataire 1 mois avant la date du feu d’artifice obligeant nos sociétés à s'occuper de la partie logistique dans la précipitation. Cette information tardive entraîne une manipulation des produits pyrotechniques dans "l'urgence" : la sécurité des opérateurs se trouve alors impactée et la probabilité qu'un accident survienne augmente.

L'UPCSP préconise que la réponse soit rendue 3 mois avant la date du spectacle (notamment à l'occasion des feux du 14 juillet) afin que la gestion administrative, humaine, logistique, etc. soit faite dans de bonnes conditions et en toute sécurité.

2. Les informations cruciales

Comme vous avez pu le voir dans la partie « Introduction », les 3 informations essentielles sont :
  a - Le budget alloué, le prix doit être fixe (cf partie 3-prix)
  b - Le site de tir avec positionnement du public
  c - Le thème du spectacle :
Est-ce que le spectacle est pyromélodique (avec musique) ? Si oui, le créateur a-t-il carte blanche ou existe-il un thème musical imposé ?
Nous vous conseillons également de stipuler l’émotion recherchée du spectacle : par exemple, recherchez-vous un spectacle dense et rythmé qui donne envie de faire la fête ou un spectacle féérique et épique ?
Il est primordial d’indiquer dans l’appel d’offre les exigences particulières ou d’indiquer clairement que le créateur a carte blanche.
Dans tous les cas, si l’un des 3 points n’apparait pas dans l’appel d’offre, le prestataire ne sera pas en mesure de proposer un spectacle cohérent avec vos attentes.

3. Le prix

Le budget alloué doit OBLIGATOIREMENT apparaitre dans l’appel d’offre :
Comme vous avez pu le voir précédemment, un spectacle est créé sur une base de prix fixe afin que chaque entreprise puisse proposer le meilleur feu d’artifice possible pour ce prix.


Nous insistons sur la valeur de prix fixe permettant ainsi à toutes les entreprises d’être jugées équitablement et de pouvoir réellement comparer les offres. Le fait de laisser un prix variable ne permet pas de comparer deux offres, si celles-ci n’ont pas été créées sur une même base de prix.

Pour vous donner un exemple : au cinéma, le billet d’entrée est le même pour tous les films, certains sont des chefs d’œuvre et d’autres non. Le spectateur fera donc son choix en fonction de la qualité du film et non pas du prix.

 

Le prix ne définit pas la durée : en effet, un spectacle ne se compare pas à sa durée mais à son émotion, son intensité, son aspect général.


Pour reprendre l’exemple du cinéma : lorsque nous choisissons un film, nous ne faisons pas notre choix par rapport à la durée du film mais pour son histoire, pourtant nous payons le même prix pour un film qui dure 2h15 ou un film qui dure 1h30.

Le prix ne se négocie pas : une fois que le budget est alloué, il sera impossible au créateur de diminuer son prix car il a conçu son spectacle en fonction du budget. Une négociation à la baisse enlèvera forcement de la matière première au spectacle.


Nous vous conseillons donc de verrouiller un prix FERME dès la parution de l’appel d’offre, de le faire apparaitre et d’étudier les propositions en fonction de cette base de prix.

4. Quantité de matière active, le faux ami !

Très souvent utilisée et considéré comme l’un des critères phares pour sélectionner un spectacle, la quantité de matière active n’en est pas moins un réel faux ami.


En effet, cette quantité fortement subjective et presque invérifiable, ne vous permettra absolument pas de faire le bon choix de prestataire.

Deux produits du même calibre, du même effet, de la même couleur et parfaitement similaires dans le ciel, mais issus de deux fabricants différents, n’afficheront pas la même quantité de matière active. Une différence qui peut parfois atteindre 50% entre deux produits similaires !

Puisque que cette donnée est invérifiable, certains prestataires peu scrupuleux pourraient également être tentés d’augmenter cette donnée dans le dossier d’appel d’offre, pour chaque produit utilisé, creusant injustement d’avantage le fossé entre deux prestataires.

Pour illustrer nos propos :

Vous achetez 50 tables d’école avec 100 chaises, lorsque vous les recevez, vous vous assurez que vous avez bien la bonne quantité.

A présent, vous achetez un spectacle de 100kg de matière active, avec 500 bombes, 120 monocoups, 30 chandelles et 10 compacts.

La question est : Comment faites-vous pour contrôler ces chiffres ?

  • Allez-vous sur le site de tir le jour du spectacle pour contrôler chaque étiquette de chaque produit ?

  • Enfin, est-ce que vous vérifiez l’ensemble des produits présents sur le terrain comme annoncés dans la liste remise lors de la réponse à l’appel d’offre ?

Il est donc presque impossible de vérifier concrètement que la quantité de matière active inscrite dans l’offre du prestataire corresponde bien à la quantité présente sur le site de tir.

De plus, chaque artifice possède une quantité de matière active qui lui est propre. Le créateur de spectacles pyrotechniques utilisera un grand nombre d’effets différents dans ses spectacles, afin d’obtenir un spectacle riche et varié. Cependant, certains artifices comportent plus de matière active que d’autres, faisant donc varier cette quantité totale en fonction des produits qui en comportent le plus. Pour autant, ces derniers ne sont pas nécessairement les plus impressionnants ou les plus surprenants.
Par conséquent, juger un spectacle en fonction de cette quantité, discréditera seulement un style d’écriture par rapport à un autre et ne vous permettra pas de sélectionner des offres en fonction de leur qualité artistique.

Si vous avez encore des doutes sur l’importance de cet argument, nous vous invitons à interroger les artificiers avec lesquels vous avez travaillé ainsi que ceux avec lesquels vous seriez potentiellement amené à travailler. Leur réponse sera certainement que ce chiffre n’a pas lieu d’être car il n’a pas de sens, mais qu’également en tant que professionnels, ce chiffre seul est trop imprécis. 100Kg de matière active n’a aucune signification car nous sommes nous-même (en tant que professionnels) incapables avec cette donnée, de connaitre la qualité du spectacle proposé.

C’est pourquoi nous vous invitons à ne pas prendre en compte cette donnée pour le jugement des offres, car oui c’est une donnée facile à comparer entre chaque candidat, mais en réalité, c’est une donnée faussée et inadaptée à la création d’un spectacle pyrotechnique. On ne vérifie pas la qualité d’un tableau à la quantité de peinture utilisée par l’artiste.

 

5. Nombre de projectiles

Comme nous l’avons vu précédemment, avec la quantité de matière active, cette donnée est fortement subjective et presque invérifiable. Elle ne vous permettra absolument pas de faire le bon choix de prestataire et pourtant elle est souvent utilisée comme un critère principal de comparaison des devis.

  • Concrètement, des bombes vont apporter plus de hauteur et d’amplitude au spectacle et plus de visibilité au loin.

  • Les monocoups, chandelles et compacts vont apporter du rythme et une grande précision sur la synchronisation avec la bande musicale.

  • Les différents types de gerbes (Cascades, flammes de bengal…) apporteront de la douceur au spectacle.

 

Le feu d’artifice, composé des effets précédemment cités, peut voir la quantité de projectiles très fortement varier entre 2 styles d’écriture et ne vous permettra aucunement d’écarter un spectacle plutôt qu’un autre sans juger d’abord du travail d’écriture et de la vision artistique.

Par exemple, une bombe de calibre 150mm explosant à 150m de hauteur (la fameuse « belle bleue ») représente réellement un seul projectile tandis que des bottes de chandelles offrant des centaines de petites boules de couleurs montant à une vingtaine de mètres de hauteur comporteront des centaines de projectiles.

De plus, si vous venez vérifier sur le site de tir, vous pourrez éventuellement compter le nombre de bombes (seuls projectiles possibles à quantifier le jour J) mais en aucun cas vous ne pourrez vérifier le nombre de projectiles présents dans les chandelles, les compacts, les monocoups ou autres effets qui composent à eux seul, près de 80% des projectiles présents dans un spectacle.


Tout comme la quantité de matière active cette donnée est donc totalement invérifiable et nous vous invitons très fortement à ne pas la prendre en compte pour effectuer le choix de votre prestataire.

Pour vous aider à mieux aborder les éléments décrits ci-dessus, vous trouverez à la fin de ce guide, un lexique des termes et mots techniques.


 

6. Notation des offres

 

Bien souvent et depuis de nombreuses années, les critères de notation des appels offres ne permettent pas une sélection sur la qualité d’un spectacle pyrotechnique.  Or, un feu d’artifice est une œuvre d’art à part entière, s’adressant à nos sens, nos émotions et apportant une réflexion sur autant de sujets que de spectacles.

Comme tout art et comme décrit dans les précédents points, on ne juge pas une œuvre sur une quantité, mais sur l’émotion ou sur la réflexion qu’elle apporte.

Dans le cas d’un feu d’artifice, des critères de sécurité doivent également être pris en compte.

Voici les critères proposés par l’UPCSP pour la sélection d’une réelle œuvre pyrotechnique, respectueuse de la sécurité du public, des biens, des personnes et de l’environnement :

Artistique 60 points :

  • Qualité, originalité et cohérence de la bande son avec le thème ( Dans le cas d’un spectacle Pyromusical) 20 points

  • Scénographie 20 points

  • Utilisation du site dans le spectacle 15 points

  • Référence du prestataires 5 points

 

Technique 40 points :

  • Stockage et transport dans les conditions de la règlementation 15 points

  • Sécurité pour le public et les monuments 15 points

  • Environnement 10 points

Définitions des critères de notation :

A. Artistique

1) Qualité, originalité et cohérence de la bande son avec le thème
L’un des points les plus important pour juger une œuvre. Ce critère doit permettre de juger le spectacle sur l’émotion qu’il procure. Bien que la qualité visuelle et auditive d’une simulation ne permette pas de se plonger entièrement dans le spectacle proposé, cette dernière permet néanmoins de ressentir le message que le créateur du spectacle à voulu transmettre. Elle permet également de juger la cohérence de la bande son ou des artifices, avec la thématique imposée par le client.

2) La scénographie
La scénographie permet de juger l’enchainement des différents tableaux, de leur cohérence dans l’ensemble du spectacle. Ce critère permet de vérifier qu’aucune cassure n’est ressentie durant le spectacle (hormis une « cassure » volontaire, souhaitée par le concepteur dans un but précis).

3) Utilisation du site dans le spectacle
L’utilisation du site est importante pour transmettre une certaine « puissance » dans le spectacle et le rendre impressionnant : un feu d’artifice est tiré dans un environnement naturel ou artificiel, qui doit être sublimé par la pyrotechnie. Un spectacle pyrotechnique est un ensemble « artifices + musiques + environnement ».

4) Références du prestataire
Les références du prestataire vous permettront de juger si le prestataire a pour habitude d’utiliser les critères précédents sur ses spectacles. Elles vous permettront également de vérifier si des prestations similaires ont déjà été produites par celui-ci.

B. Technique

1) Stockage et transport dans les conditions de la règlementation

Pour la sécurité de tous, le stockage et le transport des artifices doivent être effectués dans des conditions très spécifiques. Plusieurs types de stockages existent en France :

  • Un stockage temporaire pouvant atteindre 90kg de matière active est possible, au maximum 15 jours avant la date du spectacle. Le local est mis sous la responsabilité d’une personne et doit se trouver au maximum à 50 kilomètres du lieu de tir, en rez de chaussée, d’un bâtiment ne recevant pas de public. Voir l’arrêté du 31 mai 2010 dans le chapitre II article 7 à 15.

  • Un stockage dans une installation classée soumise à déclaration, enregistrement ou autorisation. Dans ce cas un justificatif de l’entreprise doit être remis, pour prouver sa capacité de stockage.

 

Le transport est également soumis à une réglementation spécifique :

 

  • Transport sous le régime du 1.1.3.6 de l’ADR (quantité maximale pouvant être transportée par unité de transport : 333kg dont 20kg de 1.3G au maximum) cf partie 1.1.3.6 du volume I de l’ADR.

  • Transport sous le régime du 3.4.2 de l’arrêté TMD Français (333kg dont 100kg de 1.3G au maximum par unité de transport, cf le 3.4.2.2 de l’arrêté TMD).

  • Transport en ADR avec véhicule spécifique type EXII ou EXIII cf. partie 9 du volume II de l’ADR (limité à 5 000kg de 1.3G pour un véhicule EXII et 16 000kg de 1.3G pour un véhicule EXIII).

2) Sécurité pour le public et les monuments
Moyens mis en œuvre pour la sécurité du public : distances de sécurité respectées au mètre près ou avec une marge supplémentaire, supports permettant d’orienter les artifices à l’opposé du public. Mais également les moyens mis en œuvre pour protéger les monuments sur lesquels peuvent être disposés des pièces d’artifices : protection contre les retombées, protection contre la chaleur.

3) Environnement
Bien qu’aujourd’hui très peu d’artifices soient encore fabriqués avec des coques en plastiques, le traitement des déchets occupe une place importante dans ce critère (voir le compte-rendu de l’UPCSP sur la pollution générée par les feux d’artifices), ceux-ci doivent être triés par le prestataire. L’utilisation d’un minimum de consommables est à valoriser au maximum.

Comment juger ces points ?

Selon l’UPCSP, le seul moyen de juger un spectacle pyrotechnique est la simulation informatique. Une simulation permettra d’avoir un réel aperçu du rendu d’un spectacle et d’apprécier l’enchaînement des effets. Mais attention, celle-ci demande énormément de temps au concepteur pour être créée et seul un passage du spectacle (2 ou 3 minutes) devrait être demandé par l’organisateur, pour juger son offre.

Il est important de rappeler qu’une simulation représente le spectacle avec une scénographie parfaite et une régularité de la pyrotechnie irréelle. Par conséquent, la réalité peu légèrement différer de la simulation : hauteur des effets irrégulière, sonorités, durée des produits plus ou moins précise, fumée, etc.

L’UPCSP recommande également d’organiser des commissions de présentation avec les prestataires déjà présélectionnés. Cette commission permettra au concepteur du spectacle de le présenter dans son ensemble et d’expliquer le message/l’émotion qu’il souhaite transmettre à travers son spectacle. Cela permet également de répondre aux éventuelles interrogations que pourrait avoir l’acheteur.

 

7. Dossier appel offre spécial artificiers

Les dossiers d’appels d’offres sont parfois très denses et beaucoup de documents sont demandés mais souvent, pour le domaine du feu d’artifice, les documents demandés ne sont pas adaptés avec la recherche d’un spectacle pyrotechnique.


C’est pourquoi l’UPCSP travaille sur l’élaboration d’un dossier type spécialement conçu pour les feux d’artifices afin d’aider tous les organisateurs à juger et choisir le meilleur prestataire pour leur évènement. De cette façon, vous aurez tous les outils en mains pour comparer les offres, et le spectacle correspondant à vos attentes.

En attendant, ce présent document vous aidera déjà à faire le meilleur choix.

 

8. Origines des produits

Actuellement, en France, seules 2 entreprises fabriquent encore de petites quantités (à l’échelle nationale) d’artifices et ne peuvent donc fournir tous les artificiers de France.
En Europe, l’Italie et l’Espagne sont les 2 principaux pays fabricants d’artifices. Tout comme la France, la qualité de leurs produits est reconnue mais reste 3 à 4 fois plus chère que les produits chinois.

 

A ce jour, 90% des artifices proviennent de Chine et leurs qualités diffèrent en fonction du cahier des charges des importateurs. Leur rapport qualité/prix est excellent et leur très nombreuses nouveautés chaque année permettent la conception de spectacles riches et variés. Aujourd’hui, la Chine est le seul pays à fabriquer les compacts d’artifices.

9. La sécurité du site de tir

Chaque métier est spécifique. Comme vous avez pu le constater dans l’introduction, le créateur de spectacles pyrotechniques a de nombreuses responsabilités qui permettent de garantir la réalisation du feu d’artifice en toute sécurité.

L’artificier ne doit pas assurer le gardiennage du site car il n’est pas habilité à le faire. Il doit déjà assurer la sécurité de son installation des artifices et la sécurité de son personnel.

En effet, légalement, l’organisateur est seul responsable de la sécurité de sa manifestation, par conséquent il lui incombe l’entière responsabilité du respect des règles de sécurité et des consignes précisées par l’artificier. Il peut néanmoins s’appuyer sur une société de gardiennage privée pour assurer cette mission ou sur la Police Municipale. L’artificier devra indiquer à l’organisateur toutes les mesures qu’il jugera importantes de respecter et devra remettre impérativement un plan de sécurité à l’organisateur.

 

Un arrêté municipal ou préfectoral est indispensable pour avertir les habitants et les passants que la zone est interdite au public.

 

 

10. Assurance annulation

Lorsqu'une assurance annulation est demandée par l'organisateur à la charge du prestataire, cette assurance peut impacter fortement le prix de la prestation.


Généralement notifiée dans les conditions générales de vente du prestataire, l’assurance annulation se définit le plus souvent par un report du spectacle (dans un délai d’un 1 an généralement) ou bien le paiement d’un % de la prestation par l’organisateur.


L’annulation (ou le report) engendre des frais au prestataire car il a reçu et payé toute la marchandise du spectacle et il doit la stocker selon la réglementation, ce stockage de matières dangereuses est bien évidemment très couteux. Le prestataire pyrotechnique ne pourra prendre en charge cette assurance annulation en plus de tout cela car elle peut chiffrer rapidement, allant jusqu'à 10% du prix final de la prestation. L’écriture du spectacle sera alors dégradée car il faudra allouer 10% du budget à une assurance annulation, afin de ne pas dégrader le spectacle proposé.


Pour rappel, un grand nombre de collectivités territoriales possède déjà une assurance de ce type, pour le service '' Culture '' ou le service '' Fêtes et cérémonies ''. Celle-ci s'exerce sur différentes prestations que ces services effectuent, durant toute une année. Cette même assurance peut donc être utilisée pour l'annulation d'un spectacle pyrotechnique (voir les conditions auprès de votre assureur).

11. Location, sous-traitance des barges 

 

De la même manière que le point précédemment évoqué, il est possible pour le prestataire pyrotechnique de gérer les barges mais l’acheteur ne sera pas forcement « gagnant ».

 

Pour les spectacles sur l’eau, dans certains cas, le prestataire pyrotechnique doit répondre à l’appel d’offre en prenant en charge la location de la barge. Il faut savoir que cette location peut représenter la majeure partie du budget dans certain cas.


Il serait donc judicieux que l’organisateur prenne directement en charge les barges pour plusieurs raisons :

 

  • Le problème du prix : en tant que communes vous serez plus à même de négocier les prix avec les prestataires de barge et vous aurez donc un gain de coût. Vous serez garanti également que le prestataire du spectacle ne prenne pas de marge inutile pour lui sur cette prestation.

  • Vous pourriez avoir plus de choix dans vos recherches de prestataires pyrotechniques en ouvrant vos marchés à des entreprises de pyrotechnie qui n’ont pas d’accord spécifiques avec des prestataires de barge ou simplement qui ne veulent pas s’occuper de cela n’étant pas des entreprises de bord de mer.

12. Accueil des artificiers

Afin d’accueillir l'équipe d'artificiers au mieux, et pour le bien-être de chacun, nous vous recommandons quelques points ci-dessous, sans obligation particulière.

•Si possible, prévoir des repas chauds ou sandwichs pour le jour de la prestation, ainsi que des boissons pour le midi et le soir. Les repas sont des moments clefs et conviviales, que vous pouvez aussi partager avec l'équipe d'artificiers.

•Si la prestation s'effectue sur un site difficile ou isolé, prévoir l’accès à un point d'eau (ou l'approvisionnement en bouteilles d'eau), ainsi qu’à des sanitaires WC, (type WC de chantier). Si possible prévoir un abri en cas de temps maussade ou de pluie, ou pour un point de repos.

C – LEXIQUE ET DÉFINITIONS

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